Dans vos locaux
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Formation GED : les fondamentaux
Structurez un projet de gestion électronique de documents en maîtrisant métadonnées, cycle de vie et règles d'archivage pour un déploiement qui dure.
Définissez un plan de classement, un référentiel de métadonnées, un cycle de vie documentaire et des règles de conservation, et identifiez les facteurs qui déterminent la réussite ou l'abandon d'un projet de GED.
graph LR
A[Création] --> B[Validation]
B --> C[Diffusion]
C --> D[Archivage courant]
D --> E[Archivage intermédiaire]
E --> F{Sort final}
F -->|Conservation| G[Archives définitives]
F -->|Durée expirée| H[Destruction]Description
Un projet de gestion électronique de documents qui se limite au choix d'un outil échoue presque toujours après quelques mois d'usage. Cette formation aborde ce que recouvre réellement une GED : un plan de classement compréhensible par tous, un référentiel de métadonnées cohérent, la définition du cycle de vie d'un document depuis sa création jusqu'à sa destruction ou son versement en archives, et des règles de conservation alignées sur les obligations légales. Les stagiaires étudient les causes classiques d'abandon après le déploiement — gouvernance absente, métadonnées mal pensées, adoption insuffisante — et les facteurs de réussite : accompagnement au changement, règles simples et pilotage dans la durée. Aucun outil n'est imposé : les principes s'appliquent à toute GED. Elle s'adresse aux responsables documentaires, MOA, chefs de projet, archivistes et responsables qualité.
Les objectifs
Comprendre les principes d'une GED (métadonnées, cycle de vie, archivage) et réussir son déploiement.
Public visé
Responsables documentaires, MOA, chefs de projet, archivistes, assistants, responsables qualité, responsables métier.
Prérequis
Aucun prérequis technique.
Le programme
Jour 1
Matinée
1. Concepts et cadre
- GED, archivage électronique, coffre-fort numérique : périmètres distincts
- Cycle de vie du document : création, validation, diffusion, conservation, élimination
- Métadonnées, plan de classement, indexation
- Recherche plein texte et recherche structurée
- Cadre légal : valeur probante, signature électronique, durées de conservation
- Travaux pratiques : construction d'un plan de classement et d'un jeu de métadonnées pour un cas donné
Après-midi
2. Projet et adoption
- Analyse de l'existant documentaire et volumétrie
- Choix d'une solution : critères fonctionnels, techniques, d'intégration
- Reprise de l'existant : tri préalable, numérisation, indexation rétroactive
- Intégration avec les applications métier et la bureautique
- Accompagnement au changement et règles d'usage partagées
- Causes fréquentes d'échec : classement trop complexe, métadonnées non renseignées, absence de gouvernance
- Travaux pratiques : construction d'une feuille de route de projet GED et des indicateurs d'adoption
Dernière mise à jour : 18 septembre 2026
En présentiel ou à distance : à vous de choisir
En classe virtuelle
Pour allier flexibilité et interactions en temps réel avec le formateur.
Dans nos locaux
Pour favoriser la concentration, les échanges et le confort des apprenants.
Les modalités de formation
Suivi et évaluation :
- Recueil des besoins en amont pour identifier les attentes du stagiaire
- Évaluation continue : études de cas et travaux pratiques pendant la formation
- Évaluation finale : questionnaire d'auto-évaluation
Format et encadrement :
- Formation équilibrée alliant théorie et pratique (minimum 50%)
- Sessions en petits groupes (2 à 9 participants) pour un suivi personnalisé
- Émargement par demi-journée et remise d'une attestation de formation
Moyens pédagogiques et techniques :
- Méthodes interactives et suivi des acquis : travaux pratiques, projet fil rouge, mises en situation, démonstrations, QCM…
- Les stagiaires doivent être équipés de leur matériel informatique pour suivre la formation, que ce soit dans nos locaux ou sur site externe.
- Les prérequis techniques seront communiqués aux apprenants en amont de la formation, lors de l'analyse des besoins, en fonction des spécificités de chaque client.
- Accessibilité: nous informons l'ensemble de nos clients et stagiaires que nous sommes dans la capacité d'adapter les sessions en cas de situations spécifiques. Nous nous engageons à répondre à toutes les demandes dans un délai de 48h ouvré.
Conditions et délais d'accès :
- Si l'une de nos formations vous intéresse, contactez-nous au +33 04 93 65 34 24 ou à l'adresse mail contact@le-code.dev. Selon votre besoin et vos attentes, nous organiserons un échange téléphonique avec le formateur pressenti afin d'adapter la formation et ses modules, puis nous vous adresserons un devis. Les dates de la formation seront à convenir sous 30 jours maximum.
- Concernant les formations Actions Collectives, l'inscription est possible jusqu'à 24h ouvrées avant le début de la formation.